Mitarbeiter*in im Sekretariat der Physiotherapie (m/w/d)

Organisation ist Deine Stärke und Du behältst auch dann den Überblick, wenn das Telefon nicht stillsteht? Dann bist Du bei uns genau richtig.

Stellenbeschreibung:

Unser Sekretariat ist das Herzstück der Terminplanung unserer Physiotherapie. Hier laufen alle Fäden zusammen: Patient*innen, Ärzt*innen, Therapeut*innen und Verwaltung verlassen sich darauf, dass Termine optimal koordiniert werden und der Praxisalltag reibungslos funktioniert.

Unser Team lebt von einem starken Miteinander. Drei Kolleginnen arbeiten bereits seit vielen Jahren erfolgreich zusammen, unterstützen sich gegenseitig und schätzen den offenen, herzlichen Umgang miteinander. Nun suchen wir eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen, weil eine Mitarbeiterin uns aufgrund eines Vollzeitstudiums verlässt. Wir bedauern ihren Weggang sehr und freuen uns darauf, jemanden zu finden, der fachlich und menschlich zu uns passt und unser Team langfristig bereichert.

Deine Aufgaben:

• Freundliche und serviceorientierte Betreuung unserer Patient*innen – persönlich und vor allem telefonisch.
• Koordination und Terminierung von Physiotherapie- und Trainingstherapien anhand von Heilmittelverordnungen und Privatrezepten.
• Erstellung, Pflege und Anpassung komplexer Therapiepläne im Terminierungssystem MediTec.
• Organisation eines reibungslosen Terminablaufs – auch bei kurzfristigen Änderungen oder individuellen Patientenwünschen.
• Ansprechpartner*in für Ärzt*innen, Therapeut*innen und die Verwaltung bei allen Fragen rund um die Terminplanung.

Diese Stelle passt zu Dir, wenn:

• Du gerne organisierst und auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick behältst.
• Du Freude am Umgang mit Menschen hast und serviceorientiert kommunizierst.
• Du auch bei hohem Telefonaufkommen ruhig, freundlich und konzentriert bleibst.
• Du schwierige Gesprächssituationen souverän und lösungsorientiert meisterst.
• Du Dich nicht aus der Ruhe bringen lässt, wenn sich Termine kurzfristig ändern oder mehrere Anliegen gleichzeitig auf Dich zukommen.
• Du gerne Verantwortung übernimmst und selbstständig arbeitest.
• Du ein wertschätzendes, offenes Miteinander im Team schätzt und Dich auf eine enge Zusammenarbeit freust.
• Du Dich schnell in neue Abläufe einarbeitest und gerne dazulernst.

Das bringst Du mit:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Gesundheitswesen oder im Bereich Bürokommunikation.
• Berufserfahrung im Gesundheitswesen ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1).
• Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen.

Auch engagierte Quereinsteiger*innen sind herzlich willkommen, wenn sie Organisationstalent, Lernbereitschaft und Freude am Umgang mit Menschen mitbringen.

Was Dich bei uns erwartet:

Die Arbeit in unserem Sekretariat ist abwechslungsreich, verantwortungsvoll und manchmal auch herausfordernd. Jeden Tag führst Du viele Telefonate mit Menschen in ganz unterschiedlichen Situationen. Nicht jeder Anruf ist einfach – deshalb wünschen wir uns eine Persönlichkeit, die auch unter Druck freundlich bleibt, professionell kommuniziert und gerne Lösungen findet.

Unsere Benefits:

• Ein Team, das zusammenhält:
  Drei Kolleginnen arbeiten seit vielen Jahren erfolgreich zusammen und unterstützen sich im Arbeitsalltag. Uns ist wichtig, dass neue Kolleg*innen gut ankommen und sich von Anfang an als Teil des Teams fühlen.
• Sorgfältige Einarbeitung:
  Wir nehmen uns Zeit, Dich umfassend in unsere Abläufe und unser Terminierungssystem einzuarbeiten. Gerade die komplexe Terminplanung lernt man nicht an einem Tag – deshalb begleiten wir Dich Schritt für Schritt.
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung:
  Deine Entwicklung liegt uns am Herzen. Wir bieten regelmäßige interne und externe Fortbildungen sowie ein persönliches jährliches Fortbildungsbudget.
• Interdisziplinäre Zusammenarbeit:
  Du arbeitest eng mit unseren Ärzt*innen, Therapeut*innen und der Verwaltung zusammen und bist ein wichtiger Teil unseres Behandlungsteams.
• Teamzeit & Teamgeist:
  Alle zwei Wochen treffen sich alle Mitarbeitenden zum gemeinsamen fachübergreifenden Austausch. Darüber hinaus stärken regelmäßige Team-Events unseren Zusammenhalt.
• Arbeiten in zentraler Lage:
  U- und S-Bahn sind unmittelbar vor der Tür. Deine Pause kannst du an den Landungsbrücken mit Blick auf den Hafen genießen oder du machst einen Spaziergang durch Planten un Blomen.
• HVV ProfiTicket Premium (Deutschlandticket):
  Wir bezuschussen Dein Deutschlandticket großzügig. Zusätzlich profitierst Du von der Premium-Variante mit Mitnahmeregelung.
• Bleib fit:
  Wir sind Kooperationspartner von Urban Sports Club. Du bekommst die M-Mitgliedschaft für nur 19,90 € monatlich.
• Shopping-Time:
  Wir sind Partner von Corporate Benefits, du erhältst attraktive Vergünstigungen bei starken Marken.
• Wir denken ans Alter:
  Die betriebliche Altersvorsorge inkl. individueller Beratung runden unsere Benefits ab.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen!